如何成為一個效率爆表的人?

August 09,2022
如何成為一個效率爆表的人?
作者:Lachel
來源:L先生說(ID:lxianshengmiao)點擊查看原文

今天的文章,作者想與你分享自己關於提高效率的一些心得,以及許多人在追求「高效」的道路上,特別容易出現的幾個誤區。希望可以幫助大家,更好地實現自己的目標和計劃。
1.同時做幾項任務可行嗎?
很多人會有一個誤解,認為高效就是可以同時做好幾件事:一邊寫方案,一邊查資料,一邊回信息,一邊還能聽聽音樂,放鬆身心…
但這其實是錯誤的。大腦是無法同時處理多項任務的,它只能一項一項地處理。因此,當我們「同時做ABCD多件事情」時,實際上是什麼呢?是大腦先集中處理A、切換到B、然後切換到C、再切換到D…

為什麼呢?原因很簡單:因為大腦的注意力跟工作記憶本質上是一個東西,而工作記憶的容量是極其有限的(4個單位)。
這就導致了:我們在同一段短暫的時間內,只能把極少數的信息儲存在工作記憶裡,讓大腦對其進行處理。一旦超出這個負荷,我們就不得不把先前的信息清除出去,再重新寫入。

這不但無法提高我們的效率,反過來,還會造成兩個負面效果:

1)當我們從任務A退出,再切換到B時,大腦需要一段時間清空緩存、寫入新的任務信息,這段時間雖然不多,但累積起來就會非常可觀。

2)當我們從任務A切換到任務B時,如果A還沒有做完,那麼它就會有一部分殘留在我們的腦海中,叫做「注意殘留」 (Attention Residue),佔用我們的認知資源,使得我們能夠處理任務B的資源減少。

可想而知,當我們多次經歷切換,多次堆積「注意殘留」時,我們還能剩下多少精力和資源,用來處理眼前的事務。
實際上,2019 年的一個研究發現:即使是最簡單的「多任務處理」—一邊工作一邊聽音樂,也是有害的。(Threadgold等, 2019)

這個研究測試了多種不同的音樂,包括有歌詞的音樂和純音樂,結果發現:不管有沒有歌詞、參與者喜不喜歡,當他們一邊聽音樂一邊工作時,他們的創造力、記憶力和理解能力,都出現了不同程度的下降。

那麼,是不是在所有的情況下,我們都無法進行多任務處理呢?其實也是有例外的。唯一的例外情況是:當你同時在做的兩個任務裡面,有一個是非常重複、非常機械的運動,不需要任何注意力—唯有在這個情況下,才能進行多任務。

一個簡單的例子就是一邊走路一邊玩手機。當我們玩手機時,由於「走路」這項任務是一項極其簡單的運動任務,主要由小腦負責,不佔用大腦的資源,因此我們可以毫無障礙地做到「多任務」。

但是,如前文所說,在這個情況下,我們的注意力會全部放在「玩手機」上面,因此,一旦路上有崎嶇的台階,或是突然有車竄出來,我們就很容易來不及反應,從而無法及時規避,容易受傷。(因此,千萬不要一邊走路一邊玩手機喔!)
 
  • 總結一下,效率爆表的第一個原則
如果你有好幾項任務需要做,一定不要同時做,而是給它們一個排序,把時間分解成多個階段,在一個階段時,只專注做一件事情。直到它告一段落了,再做下一件事情。
 
2.長時間專注工作可行嗎?
很多朋友可能都知道「心流」,也知道要做到高效,實際上就是要不斷地去追求心流。

那麼問題來了:心流是可以持久的嗎?或者說,我們有必要追求長時間、專注不停地工作,讓自己沉浸在心流之中嗎?

這其實也是不可行的。

為什麼呢?原因很簡單:我們的注意力會時刻不斷地進行「掃描」,這種掃描包括對周圍環境的監測,也包括對內在念頭的激活。一旦激活到一些比較重要的念頭,我們就會從TPN 模式進入DMN模式,亦即進入「走神」的狀態。


心流狀態雖然可以抑制這種效應,但並不能做到100%。所以,隨著時間推移,我們內在的某些雜念,被留意到、放大、關注、覺察到的概率,就會不斷上升。

一旦發生這種情況,你的感受是什麼呢?你會感受到:突然間有一個想法不受控制地「闖入」腦海,可能是某件還沒完成的事情、可能是對未來的某個擔憂、可能是某種不由自主的胡思亂想…它會帶來一系列的聯想和情緒起伏,讓你立刻從心流狀態裡面退出。
這種闖入的念頭,就叫做「侵入式思維」

如何應對這種情況呢?有些朋友可能會說「正念」。的確,正念是一種鍛煉注意力的方式,可以加強我們對注意力的掌控,抑制DMN的活躍。不過,在現代神經科學裡面,對於正念的效果還有一些爭議,有待進一步的探索。
實際上,更直接、有效的做法是什麼呢?是鍛煉我們快速進入心流狀態的能力。

那麼,如何讓自己快速進入心流呢?一個簡單的技巧是:把工作過程中你的思路、想法和進展記錄下來,簡單記錄下關鍵詞即可。這樣,當自己回來工作時,就可以第一時間進入狀態。

另外,選擇適當的難度也很重要。心流的本質是什麼?是需要思考的強度剛好能夠填滿你的注意力,不會太低,也不會太高。因此,如果工作比較簡單的話,可以試一試給自己提升難度,嘗試去做出一點不一樣的東西出來,充分調動大腦的運轉。
 
  • 這就是效率爆表的第二個原則:與其追求長時間的專注,不如培養自己能夠隨時進入心流的能力,把工作分成多個階段,少量多次地去「衝刺」。
3.經常切換工作場所可行嗎?
先思考一個簡單的問題:許多人的辦公桌都很亂,那麼,是常常整理辦公桌好,還是不整理好呢?

答案可能會出乎意料:不整理辦公桌會更好

為什麼?因為大腦有一個特性:喜歡把兩樣東西聯繫起來,建立起快速的反應。所以,當你長時間在比較凌亂的辦公桌上工作時,大腦就會把這種辦公桌的狀態跟工作狀態建立聯繫,讓你更容易進入工作狀態。
反之,一旦你整理了辦公桌,這種聯繫就會被打破。從而,你需要花費更長的時間,才能進入工作狀態,而且很容易被打破。

也就是說:如果你能夠從頭開始就保持辦公桌的整潔,那麼就可以保持下去;但如果你的辦公桌一直都那麼亂,那也沒有必要去整理,保持它的自然狀態,可能是更好的。

這個原理可以遷移到很多地方。比如:為什麼許多人遠程工作或自由職業時,在家裡總是感到狀態不佳?原因就是:大腦已經把「家裡」跟「休息」建立起了聯繫,從而導致你在休息狀態和工作狀態兩者間發生矛盾。

因此,如果你有在家裡學習或工作的習慣,那麼很重要的一點是做好分區:最好是能夠把家裡分成幾個功能區域,在一個功能區域裡面只做一種事情,需要切換時,就換一個功能區域。

如果你沒有辦法把家裡分成太細緻的功能區域,那麼一個有效的辦法就是:出門去咖啡館工作、把咖啡館變成你的工作場景、這樣也可以讓自己在工作時更專注。甚至,我們還可以利用這個原理,建立一些日常的慣例,來幫助我們快速啟動工作狀態。

舉個簡單的例子:吃完午飯,休息一下,泡一杯茶,再開始工作。那麼久而久之:「泡一杯茶」就會成為啟動工作狀態的一個觸發器。一旦泡一杯茶,大腦就會知道:下一步,該開始工作了。從而更容易進入工作狀態。

同樣,你可以用任何簡單易做的行為,將它跟工作之間建立一個聯繫,從而幫助自己進入工作狀態。
不過要注意的是:如果你這樣做,就要避免讓這個行為跟其他的狀態建立聯繫(比如:不要泡一杯茶去看劇),否則就起不到作用了。
 
  • 總結一下,效率爆表的第三個原則:把工作狀態跟某個固定的場景和行為之間建立聯繫,幫助我們更容易進入工作狀態,更不容易分心。
4.把重要工作放在早上做可行嗎?
很多文章和課程可能都會教你:早上是一天裡面精力最集中,效率也最高的時候,一定要趁早上把重要的工作先做了。
這個道理適用於所有人嗎?其實不一定。

為什麼呢?因為,所謂早上精力最集中、效率也最高,並不是因為早晨有什麼特殊的力量,而是因為:我們每天從醒來之後,大腦就在不停地運轉,思考、工作、學習,這些活動都要消耗能量,故而會慢慢堆積起許多代謝產物,也就是腺苷。而腺苷的堆積,會抑制多巴胺和血清素的分泌,讓我們產生困倦感、疲憊感,從而不想動腦。

因此,許多人認為早晨更高效,主要是因為早晨剛起床時,腺苷清理一空,大腦處於最健康的狀態。

但這並不是說腺苷在一天裡面無法被清除。實際上,當我們吃飯、休息、轉換思緒,以及把大腦「後台」的雜念清空時,都可以消除腺苷,把它們重新組裝成ATP,供大腦使用。

進一步,晨型人由於早睡早起,在下午和晚上一般會累積大量腺苷,從而狀態比起早晨會更低落。但夜型人則不然。

一方面,夜型人白天的工作時長往往較低,從而腺苷更容易達到一個動態平衡,不容易堆積起來;另一方面,夜型人的思維往往在晚上會更發散、更自如,從而更容易讓大腦興奮起來。
也就是說,如果你是一個夜型人,或者你的工作要求較高的發散思維和創造力,那麼最適合你的可能是下午和晚上,而不是早晨。

當然,具體一天裡面哪個時間段是你最佳的精力狀態,就需要你自己去挖掘了。不妨試著每天做一做日記,寫一下今天在什麼時間段處理了什麼事情,以及自己處理事情時感受到的狀態。如果長期來看,某個時間段你的思維特別活躍,精力似乎很旺盛,總是能把事情很快做完,那麼它很可能就是你的「波峰時間」

一旦你找到自己的「波峰時間」,那麼對應的,你也可以找到自己的「波谷時間」和「正常時間」。那麼不妨按照這個節奏,來安排自己的任務。
 
  • 效率爆表的第四個原則:結合你自己的作息習慣和工作性質,找到你一天裡面穩定的三種「節律」,按照這個節律去安排自己的工作。
5.做完活就休息可行嗎?
很多人有這種根深蒂固的習慣:一天裡面,只要做完了一件比較重要、困難的活,就總會對自己說:今天的事情已經完成了,可以休息了。然後心安理得地去休息、娛樂、放鬆……這其實是一種浪費。

為什麼這樣說呢?因為,工作狀態很大程度上來源於什麼呢?來源於大腦對獎勵的反應和預期。

簡單來說:什麼情況會讓我們的狀態變得高漲?通常是兩種情況:

第一,是你剛剛得到了反饋,獲得了滿足感和成就感,大腦處於「躊躇滿志」的時候;

第二,是你對一件事情充滿興趣和渴望,這種興趣和渴望提前給大腦「預支」了獎賞,讓大腦處於「動力十足」的狀態。

而你做完了一項困難的任務,其實正好處於什麼狀態呢?第一種狀態。
因此,更合理的做法是什麼呢?不是見好就收,而是乘勝追擊。

但為什麼許多人在完成一件困難的任務之後,就會感到沒有鬥志,不想繼續動腦,只想休息呢?很多時候並不是真的需要休息,而是我們長久以往的慣性思維使然。

只要你覺得「我做完了今天的任務,該休息了」,大腦就會自動調到休息狀態,於是,讓你難以集中精力,大腦也懶洋洋地不想動…

但反過來,如果你相信:做完了一件困難的任務,剛好熱完了身,現在正好處於狀態高漲的時候,那麼,你就能夠發揮出自己最好的水平。

我自己有一段時間有過切身體會:之前一直覺得,每週四寫完文章,那麼週四當天和週五可以休息一下,換換腦子,週末再繼續工作…從而,總是荒廢了週四和週五的大量寶貴時間。

後來,思維模式變成了:剛寫完文章,整個人的思維處於最靈活的狀態,又沒有非常緊迫的壓力,這個時候不把最重要的事情拿出來做,還等什麼時候?

從而,週四和週五兩天,反而成了我一周裡面工作效率最高的階段。但凡有比較棘手和復雜的事情,我都會放在這兩天去處理。

當然,前提是:你要能夠非常清楚地判斷出:自己的身體能不能扛得住,你的工作量是否已經達到了身體的負荷上限。如果已經到了上限,那肯定是不能繼續工作、學習、思考的,一定要好好休息,絕不能勉強。
  • 效率爆表的第五條原則:分清自己是真的疲勞還是虛假的疲勞,如果是前者,就果斷休息,恢復精力;如果是後者,不妨取消「做完事情就要休息」的心態,讓自己一鼓作氣、乘勝追擊。
 
6.最後
追求效率是為了什麼?為了可以做更多的事情嗎?其實不是的。

事情永遠是做不完的,一心想著「做更多的事情」只會適得其反。追求高效,是為了節省出更多的時間,讓我們能夠有暇去關注自己的健康、家庭、理想以及幸福感。

許多時候,我們缺的其實不是效率,而是捨棄捨棄那些不重要的事情,捨棄那些並非自己真正想做的事情,捨棄那些可以不做、不會有嚴重後果的事情,才能有更多的空間,可以讓我們跟自己的內心好好對話。

同樣,許多時候,我們要追求的也不是「快」,而是「慢」。慢下來,讓我們真正去關注自己的思維、情感和身體,好好去品味生活、體驗生活,而不是把自己活成一顆螺絲釘。這才是「效率」真正的要義,也是我們做到「高效」真正的目標。

人生之路道阻且長,在有些階段跑得快一點,不是為了更早地跑完全程,而是為了有時間可以慢下來,陪伴自己,陪伴家人,好好地欣賞一路上的風景。畢竟,一切都是外在之物,唯有健康、夢想、記憶和愛,才會伴隨我們終生。
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